Nous avons contasté que beaucoup d'entreprises pensent que leurs données sont sauvegardées et sécurisées parce qu'ils utilisent OneDrive, un disque dur externe ou un serveur avec plusieurs disques de sauvegarde.
Dans la plupart des cas, ces outils protègent contre une partie des risques réels. Parce qu'une vraie sauvegarde efficaces répond à trois conditions : une copie de vos données séparée de l'original, plusieurs versions dans le temps, et une restauration déjà testée et fonctionnelle.
Voici les 7 idées reçues les plus fréquentes que nous avons identifées, et comment vérifier votre situation en quelques minutes.
Pourquoi la question se pose ici ?
Le jour où vous avez besoin d'une sauvegarde de vos données, il sera trop tard pour découvrir qu'elle ne fonctionne pas. C'est souvent après une panne de disque dur, un fichier écrasé par erreur ou un rançongiciel qu'apparaît le problème : la copie de vos données est incomplète, la dernière sauvegarde datant de plusieurs mois et donc obsolète, ou vos fichiers chiffrés en même temps que l'original donc risque de piratage.
Pour un cabinet d'expertise comptable, d'avocats ou de conseil, ce risque de perte de données dépasse le simple désagrément. Surtout si les dossiers clients sont votre outil de travail, et le RGPD (article 32) vous demande de pouvoir rétablir la disponibilité des données personnelles et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident.
Cas pratique vécu chez un client :
Suite à une mauvaise manipulation de quelques secondes, un fichier rempli d'informations importantes disparaît. C'est arrivé à l'un de nos clients, profesionnel immobilier. Grâce à la sauvegarde mise en place, le fichier a été récupéré en quelques minutes par notre équipe. C'est cette sauvegarde fonctionnelle qui a rendu cette récupération possible.
« En moins de 5 minutes, le fichier était récupéré. Cinq minutes. Le temps que je finisse de paniquer, lui avait déjà tout résolu. »
François B., avis Google
Idée reçue n°1 : « Nos fichiers sont déjà stockés sur OneDrive, iCloud ou Google Drive, donc ils sont sauvegardés »
Sauf que ces services sont d'abord des outils de synchronisation car ils recopient à l'identique ce qui se passe sur vos postes informatiques (et smartphones). Si un fichier est supprimé, modifié par erreur ou chiffré par un rançongiciel, la modification est répliquée partout. Vous perdez donc tout.
Ces outils disposent d'une corbeille et d'un historique de versions, utiles pour récupérer un fichier isolé (gardé souvent pendant 30 jours dans la corbeille). Mais ces fonctions ont des durées de conservation limitées (30-90 jours) et ne sont pas conçues pour restaurer rapidement l'ensemble d'un poste de travail ou d'un dossier partagé après un incident important. Microsoft par exemple recommande d'ailleurs à ses clients, dans ses conditions de service, de sauvegarder régulièrement leurs contenus ailleurs.
À retenir : la synchronisation assure la disponibilité mais la sauvegarde assure la récupération de vos données. Il faut les deux, c'est impératif.
Idée reçue n°2 : « On a un disque dur externe, on fait une copie de temps en temps directement sur place»
Le disque dur externe est une bonne base, il est simple à utiliser et pratique si vous pensez bien à trois conditions souvent oubliées :
- La copie de vos données sur le disque doit être régulière et automatique, sans dépendre de la mémoire de quelqu'un
- Le disque ne doit pas rester branché en permanence sur un poste informatique (en usb, ethenet...) sinon il sera touché par le même rançongiciel ou la même surtension. Dans ce cas, vous risquez de tout perdre.
- Il ne doit pas être rangé dans le même bureau que l'ordinateur car en cas de vol, de dégât des eaux ou d'incendie, vous perdez le disque, et les données qu'il contient.
En bref, un disque débranché, alterné et conservé hors des locaux est une vraie sauvegarde. Un disque branché en permanence sur le poste principal est un risque.
Idée reçue n°3 : « Notre serveur (ou NAS) a deux disques en RAID, on est bien protégés »
Le mode RAID (Redundant Array of Independent Disks) est une technique qui consiste à regrouper plusieurs disques durs ou SSD pour n'en faire qu'un seul aux yeux de l'ordinateur, afin d'améliorer les performances ou la sécurité des données. Il protège contre la panne d'un disque : si l'un lâche, l'autre prend le relais. C'est juste une protection matérielle, pas une vraie sauvegarde de données. Une suppression, une erreur de manipulation, un rançongiciel ou une panne de l'appareil lui-même touchent les deux disques en même temps.
Le NAS reste par contre un très bon support de sauvegarde, à condition d'être lui-même copié ailleurs (sur le Cloud par exemple).
Idée reçue n°4 : « Notre sauvegarde tourne bien et on reçoit une notification tous les soirs »
Il faut savoir qu'une sauvegarde « réussie » signifie que le logiciel a simplement terminé sa tâche. Cela ne garantit ni que tous les dossiers utiles et importants sont inclus, ni que les fichiers sont lisibles, ni que la restauration fonctionnera dans un délai acceptable.
Les causes les plus fréquentes de mauvaise surprise que vous aurez : un nouveau dossier partagé mais jamais ajouté au périmètre de sauvegarde, un logiciel métier dont la base de données n'est pas copiée correctement et incomplète, un support plein qui écrase les anciennes versions par manque d'espace de stockage libre.
La seule façon pour vous de savoir si votre sauvegarde fonctionne est de la restaurer.
Idée reçue n°5 : « Nos e-mails sont stockés chez Microsoft ou Google, ils ne peuvent pas disparaître »
Le fournisseur garantit que son service fonctionne. Il ne garantit jamais la récupération de vos données en cas de suppression par un utilisateur, de compte compromis ou de départ d'un collaborateur dont la boîte est supprimée. C'est le principe de responsabilité partagée : l'infrastructure relève du fournisseur, les données restent sous votre responsabilité. Sans sauvegarde correcte et fonctionnelle, vous risquez gros en cas de perte de données importantes (contrats, dossier de litiges...)
Pour un cabinet d'expert-comptable ou d'avocat par exemple, la messagerie contient souvent l'historique des échanges avec les clients. Elle mérite d'être incluse dans la sauvegarde au même titre que les fichiers. C'est vital.
Idée reçue n°6 : « Notre logiciel métier est sauvegardé par l'éditeur »
C'est le cas pour de nombreux logiciels en ligne, mais pas pour tous, et pas toujours avec la durée de conservation que vous imaginez. Pour les logiciels installés sur un serveur ou un poste du cabinet (comptabilité, gestion de dossiers, paie), la sauvegarde est généralement à votre charge. Donc à vous de s'en assurer.
Pour chaque logiciel métier, vous devez noter qui sauvegarde les données, à quelle fréquence, combien de temps les données sont conservées, et comment on les récupère. Si une case reste vide, la question est à poser à l'éditeur ou à votre prestataire informatique.
Idée reçue n°7 : « On est trop petits pour être visés par les pirates informatiques »
Les rançongiciels et les campagnes d'hameçonnage ne choisissent pas leurs cibles une par une ni par taille, ni par volume de données. Ils frappent là où la protection est faible, là où il y a une faille. Les petites structures sont d'autant plus exposées parce qu'elles ont rarement une personne dédiée à l'informatique. Une sauvegarde sert aussi pour des causes plus banales : panne, vol d'ordinateur portable, fausse manipulation, piratage de compte... Elle fonctionne en complément d'une protection antivirus à jour.
La règle de base à garder en tête: 3-2-1
Une règle recommandée par la plupart des professionnels, elle résume ce qu'est une sauvegarde fiable :
- 3 copies de vos données : l'original et deux sauvegardes
- 2 supports différents, par exemple un NAS et un service Cloud en ligne
- 1 copie hors de vos locaux, idéalement déconnectée ou non modifiable
Vous ajoutez aussi deux autres réflexes : conserver plusieurs versions dans le temps, pour revenir à un état antérieur à un incident et tester la restauration régulièrement.
Pour un auto-diagnostic, posez-vous ces 7 questions pour savoir où vous en êtes
Répondez par oui ou par non :
- Pouvez-vous dire exactement quelles données sont sauvegardées (fichiers, e-mails, logiciels métiers, ordinateurs portables) chez vous et dans votre entreprise ?
- Votre sauvegarde est-elle automatique, sans intervention humaine ou vous devez intervenir à chaque fois ?
- Existe-t-il au moins une copie hors de vos locaux (chez vous, chez un hébergeur, en ligne...) ?
- Existe-t-il une copie de vos données qu'un rançongiciel présent sur votre réseau informatique ne pourrait pas atteindre ?
- Pouvez-vous revenir à la version de vos fichiers d'il y a une semaine, d'il y a un mois ?
- Avez-vous restauré un fichier ou un dossier depuis la sauvegarde au cours des six derniers mois ?
- Savez-vous combien de temps il faudrait pour remettre votre entreprise ou votre cabinet en état de travailler après une panne du serveur ou une perte de données ?
Si vous avez répondu non à au moins une question, votre sauvegarde a probablement un angle mort et donc à vérifier de suite. C'est une situation fréquente, et elle se corrige en général sans refaire toute l'installation. Vous pouvez commencer par faire l'inventaire de votre situation actuelle : où sont vos données, qui les sauvegarde, où vont les copies. Cette liste révèle souvent les trous les plus importants et vous pouvez renforcer la sécurité de vos données par la suite.
Vous avez besoin d'un regard extérieur sur votre sauvegarde ?
JHI accompagne les entreprises et cabinets professionnels d'Évry-Courcouronnes et de l'Essonne dans la vérification et la mise en place de leurs sauvegardes.
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